FLOW OF INFORMATION IN ORGANIZATION

FLOW OF INFORMATION IN ORGANIZATION

Analisis mengenai arus informasi yang beredar di dalam suatu organisasi. Menjelaskan bagaimanan suatu metode atau cara yang baik dalam menyampaikan dan menerima informasi sebagai suatu komunikasi di dalam organsasi. Proses penyampaian ini umumnya memiliki struktur yang terorganise supaya komunikasi dapat berlangsung dengan baik.

Analisis penyampaian arus informasi pada suatu organisasi dikembangkan dari hasil wawancara dengan salah satu Product Manager ASUS Inc. Wawancara didominasi dengan pertanyaan-pertanyaan seputar sistem komunikasi dan penyampaian informasi yang ada di dalam ASUS Inc. Karena ASUS Inc merupakan salah satu perusahaan multinasional yang memiliki jaringan perusahan di berbagai negara Asia, Eropa dan Amerika, maka ASUS memiliki sistem informasi yang terstruktur, baik itu hubungannya dengan kantor-kantor pusat atau bahkan kantor-kantor lokal.

Selain sistem komunikasi dan penyampaian informasi akan dibahas juga mengenai hambatan yang didapatkan dalam proses penyampaian informasi yang pada akhirnya dapat menyebabkan kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak terjadi. Tetapi ASUS inc cukup tanggap dalam menghadapi hambatan yang mereka temui tersebut sehingga hambatan yang mereka sempat miliki lambat laun sekarang mulai teratasi, meski masih ada sedikit kesulitan.

COMPANY PROFILE
Company Name : ASUS Inc
Berdiri Sejak : 1980
Pusat : Taiwan  (Multinasional, Eropa, Asia, Amerika)
Bidang : Computer, Consumer, Communication
Manufaturer : Taiwan, Mexico, Czech, So Cou

ASUSTeK Computer Inc. (TSE:2357), the perennial leader of the motherboard industry, is also a leading manufacturer of top-quality desktop barebones, notebooks, IA devices, servers, graphics cards, broadband modems, wireless solutions, optical drives and networkingdevices. With world-class engineering and offices and subsidiaries located in all corners of the world, ASUSTeK provides innovative solutions to consumers, businesses and OEM customers.

Asus merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang teknologi. Asus membagi perusahaan mereka ke dalam 3 bidang yang berbeda namun tetap berkaitan. Computer merupakan salah satu bidang yang lebih menspesifikasikan diri pada produk-produk komputer seperti motherboard, vga, dan komponen-komponen komputer. Yang kedua Consumer dimana pada segmen ini Asus menspesialisasikan pada produk-produk seperti notebook, eee pc, dan yang lainnya. Yang terakhir dalam segmen communication Asus mencoba untuk ikut ambil bagian menjadi peran dalam kategori produk seperti PDA.



FLOW OF ORGANIZATIONAL COMMUNICATION
1. General Meeting
General Meeting adalah meeting yang melibatkan semua divisi di dalam perusahaan Asus. Setiap Divisi (Divisi Marketing, Divisi Sales, Divisi Produksi dll) semua akan meeting bersama dengan waktu yang telah disepakati. General Meeting di ASUS biasanya dilaksanakan pada setiap hari senin.

2. Meeting Divisi Internal
Meeting Divisi Internal adalah meeting yang melibatkan setiap orang yang bekerja dalam satu divisi yang sama, misalkan meeting divisi Marketing, meeting divisi Sales.

3. Announcement Board
Di dalam kantor ASUS terdapat suatu announcement board yang berisi daftar mengenai waktu pelaksanaan meeting dan juga beberapa pengumuman lainnya.

4. Email / Telepon
Email merupakan sarana informasi yang paling sering digunakan karena praktis, efisien dan cukup efektif. Email umumnya digunakan untuk menerima informasi, menyampaikan informasi, menghubungi kantor kantor ASUS lain baik yang berada di Indonesia atau di luar Indonesia. Update Informasi juga dapat dilakukan melalui email. Untuk hal-hal yang bersifat urgent email juga akan di follow up dengan mengunakan telepon. Misalkan untuk meeting mendadak, atau ada informasi dari pusat yang menyatakan bahwa harga suatu produk turun/naik.
5. Channel Side
Ini merupakan sistem baru yang dibuat oleh ASUS Indonesia. Dimana digunakan untuk menghubungkan promotor ASUS dengan ASUS dalam proses peminjaman sample untuk pameran. Channel Side merupakan Web Browser yang menyediakan data mengenai barang-barang sample yang digunakan untuk pameran. Channel Side akan menyediakan data mengenai ketersediaan sample, apakah sample sedang berada di kantor atau sedang dipinjam dalam suatu pameran. Promotor dapat mengecek sendiri ke site Asus yang menyediakan data base mengenai produk sample, jika ternyata sample masih tersedia, maka promotor dapat ’memesan/membooking’ sample tersebut. Nantinya dari order tersebut akan dikeluarkan surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti untuk mengambil product sample yang menunjukkan bahwa si pemegang surat (print out keterangan order) tersebut berhak untuk mengambil produk. Site ini digunakan untuk menciptakan keteraturan dan mencegah kesalahan atau kekeliruan dalam pendataan.

HAMBATAN DALAM PENYAMPAIAN INFORMASI
Adanya miss communication mengenai produk sample antara kantor dengan promotor ASUS, dimana sebelum ada Channel Side terdapat masalah mengenai pendataan produk sampling.
Ex : A mendata bahwa sample Asus xxx ada di kantor, ternyata suatu ketika ada yang menanyakan apakah produk tersebut ada. A tentu mengatakan ada dan menjanjikan untuk bisa diambil dan digunakan. Ternyata tanpa diketahui B yang juga sempat mengecek jika Asus xxx ada di tempat, menjanjikan juga untuk dipinjam oleh media. Dalam hal ini terjadi ambigu, jadi adanya kerancuan akan peminjam sample tersebut. Karena A dan B tidak mengetahui bahwa mereka akan meminjamkan secara bersamaan. Maka itu Asus Indonesia membuat Channel Side yang dapat digunakan sebagai database yang menyediakan data mengenai stok sample yang ada di kantor.